Internkontroll

Arnadal Idrettslags system for internkontroll har som formål å sørge for at vi holder hus, anlegg og andre eiendeler i god stand.

Internkontrollsystemet skal ikke være en tvangstrøye som forsinker eller hindrer oss i å gjennomføre oppgavene våre. Hvis det viser seg at vi ikke kan følge internkontrollsystemet av en eller annen grunn, er det bedre at vi tilpasser systemet til virkeligheten enn motsatt.

Områder

Vi deler idrettsanlegget opp i seks områder. Hvert område skal ha sin egen leder, men en leder kan ha flere områder.

1. Idrettshuset
2. Uteområdene rundt idrettshuset, med to grassbaner og sandvolleyballbanen
3. Ballbingen m/vannkum
4. Akebakken m/grillplassene
5. Lysløypa
6. 7 km-løypa og snøscooter

Dokumentasjon

For hvert område lages det en områdeperm og et internkontrollskjema. Områdepermen skal inneholde utfylte internkontrollskjemaer fra tidligere år så områdeleder og andre kan gå tilbake å se hva som har blitt gjort før.

Internkontrollskjemaer for alle områdene skal legges ut på denne siden slik at det er enkelt å finne dem også om noen år når alle som var med å lage dem er ute av sine verv.

Prosessen

Internkontrollen starter etter årsmøtet hvert år. Områdeleder gjennomgår sitt område sammen med lederen i idrettslaget, f.eks i løpet av april. På denne gjennomgangen kan det være lurt å ha med områdepermen så man kan se hva som er gjort tidligere.

• Her skal man identifisere alle forestående oppgaver for området.
• Oppgavene skal klassifiseres som "må gjøres" eller "bør gjøres".
• Oppgavene skal noteres på internkontrollskjemaet.
• Man må ta hensyn til idrettslagets budsjett.

I løpet av året skal områdelederen følge opp internkontrollen ved å sørge for at oppgavene blir utført og dokumentert på internkontrollskjemaet.

• Områdeleder markerer på skjemaet når en oppgave er utført.
• Skjemaet skal ha felt for avvik der uforutsette ting skal fylles inn. Dette kan f.eks. være om det kreves en stor reparasjon som man ikke kunne forutse.
• Om det dukker opp ting som gjør at planlagte oppgaver ikke kan gjennomføres skal dette også noteres som et avvikspunkt i skjemaet.

Områdeleder skal ha ferdig utfylt internkontrollskjema med på neste årsmøte for arkivering i områdepermen.